Kveld og helg: slik slipper du å ta telefonen

Hva må faktisk ikke vente til mandag?

Begynn med å bestemme hva som er akutt i faget ditt. For en rørlegger er det et lekkasjevann du ikke får stoppet. For en elektriker er det strømbrudd i hele huset eller brannlukt. For en taktekker er det vann som renner inn. Alt annet kan vente til du starter dagen.

Skriv ned tre eller fire setninger. De bruker du i resten av guiden, og de er det du ber mobilsvaret, en reserveperson eller Pling om å lete etter.

Hva er mobilsvar bra til, og hva er det ikke?

Mobilsvar koster ingenting og tar fem minutter å spille inn. Si firmanavnet, når du ringer tilbake («i morgen før klokka ni»), og hva den som ringer skal gjøre hvis det haster. Ved brann eller fare for liv er det 110, 112 eller 113, ikke deg.

Svakheten er at mange legger på uten å si noe, og at du ikke får vite hva det gjaldt, bare at noen ringte. Du må ringe tilbake til et nummer uten å vite om det var en jobb eller en selger.

Hvordan lager du en ring tilbake-rutine?

En rutine som holdes er bedre enn en god intensjon. Velg to faste tidspunkt, for eksempel rett før du begynner og rett etter lunsj, og gå gjennom alle ubesvarte anrop fra helgen og kvelden før. Ring tilbake til alle ukjente numre samme dag.

Send gjerne en SMS til de du ikke får tak i: «Hei, dette er [firmanavn]. Jeg så at du ringte. Hva gjelder det?» Da kan de svare når det passer dem, og du slipper å ringe tre ganger.

Rutinen koster tid, men ingen penger, og den gjør at ingen blir glemt. Den hjelper ikke den som trengte noen i kveld.

Kan en annen ta telefonen i helgene?

Ja. Du kan viderekoble mobilen til en ansatt, en bekjent i faget eller et firma du har en avtale med, fra fredag ettermiddag til mandag morgen. Hvordan det gjøres, står i guiden om å viderekoble mobilen. Husk å slå det av igjen mandag.

Avtal tydelig på forhånd hvem som tar hva. Skal den som svarer bare ta imot beskjeder, eller også dra ut på jobb? Hva får vedkommende for det? Og er det din kunde eller deres? Uten svar på dette blir en reserveperson fort en kilde til uenighet i stedet for en hjelp.

Hva gjør Pling om kvelden og i helgen?

Pling svarer i firmaets navn og sier at den er en AI. Den spør hva det gjelder, og tar imot navn, adresse og telefonnummer. Den lytter etter ordene som betyr at det haster, og gir kunden rådet firmaet har lagt inn, for eksempel å stenge hovedstoppekrana. Saken merkes som akutt, og du får SMS med en gang. Alt annet ligger som tekst til du åpner det om morgenen. Har du satt opp kalenderen, kan Pling også booke en jobb på en ledig tid.

Hva gjør Pling ikke?

• Pling gjetter ikke på pris. Den sier «det vet jeg ikke» og tar en beskjed i stedet. Priser den nevner, er priser du har lagt inn.
• Pling kan ta feil. Det kan alle som tar en telefon. Du ser hver samtale som tekst, så du finner feilen og kan rette oppsettet.
• Pling ringer deg ikke. Et akutt tilfelle blir en SMS. Er det noe som må løses i kveld, må du selv se SMS-en og ringe kunden.
• Noen legger på. Ikke alle vil snakke med en AI, og noen sier ingenting når de hører den.
• Pling kan gå ned. Uten et reservenummer går samtalene tapt til du slår av viderekoblingen. Pling sender deg ingen varsel om det i dag.

Hva velger du?

Har du få akutte anrop og kunder som tåler å vente, holder mobilsvar og en fast ring tilbake-rutine langt. Har du akutte jobber og vil ha detaljene i hånda før du ringer, hjelper det at noen tar imot dem. Det kan være en reserveperson eller Pling, og du kan bruke begge.

2 % av hver betalte faktura, eks. mva — ingen fast pris.

Vil du høre Pling selv, ring demoen på 21 56 42 61. Den svarer for Pling Demo, et firma vi har funnet på. Oppsettet står på Slik kommer du i gang.